Assemblées Générales - Contrats de syndic - Conseillers syndicaux

 

Ce nouveau confinement qui ne dit pas son nom, n'a pas, à ce jour, entraîné de nouvelles ordonnances autres que celles déjà parues. Ainsi, l'ordonnance 2020-304 est toujours applicable, et continue de renforcer le pouvoir du syndic et « oublie » la concertation préalable à toute décision sur la tenue de l’assemblée générale avec le Conseil Syndical.

 

L'article 22 de cette ordonnance permettait de prolonger, dans les mêmes termes, les contrats de syndics qui avaient expirés entre le 12 mars et le 23 juillet et entre le 29 octobre et le 31 décembre 2020. Ladite ordonnance ne tenant pas compte de la période allant du  03 au 26 avril, il ne peut en être fait état pour prolonger les contrats de syndic expirant durant cette période.

Ces contrats de syndic "renouvelés" ont été prorogés jusqu'à la prise d'effet d’un nouveau contrat du syndic désigné par l’assemblée générale devant se tenir au plus tard le 31 janvier 2021.

Dans le cas où, l'assemblée n'a pas été convoquée par le syndic à l’issue de cette date du 1 février, la copropriété se trouve donc sans syndic, et conformément à l’article 17 alinéa 4 : « Dans tous les autres cas où le syndicat est dépourvu de syndic, l'assemblée générale des copropriétaires peut être convoquée par tout copropriétaire, aux fins de nommer un syndic. A défaut d'une telle convocation, le président du tribunal judiciaire, statuant par ordonnance sur requête à la demande de tout intéressé, désigne un administrateur provisoire de la copropriété qui est notamment chargé de convoquer l'assemblée des copropriétaires en vue de la désignation d'un syndic. »

L'article 22-1 de cette ordonnance fait le parallèle des syndics pour les conseillers syndicaux. Cet article permettait de prolonger leurs mandats pour ceux qui avaient expirés entre le 12 mars et le 23 juillet et entre le 29 octobre et le 31 décembre 2020 jusqu'à la prochaine assemblée générale devant se tenir au plus tard le 31 janvier 2021.

Dans le cas où, l'assemblée n'a pas été convoquée par le syndic à l’issue de cette date du 1 février, la copropriété se trouve donc sans conseillers syndicaux

Depuis le 1er juin 2020, date d’application de l’ordonnance 2020-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis, 4 autres articles sont entrés en application. Il s’agit des articles 22-2 à 22-5, lesquels articles ont été créés afin de pouvoir tenir une assemblée générale sans présence physique, car les conditions de tenue d’une assemblée générale seront difficiles, voire impossibles à être obtenues même après la fin des divers confinements.

L’article 22-2, applicable jusqu'au 30septembre 2021, (soit 1 mois après la fin de l’urgence sanitaire déclarée au 1^er juin 2021inclus) permet au syndic qui je cite, « peut prévoir » - et donc imposer - la tenue de l’assemblée générale sans présence physique.

Cette AG peut être tenue par visioconférence et/ou par correspondance. Ce vote par correspondance doit être effectué avant la tenue de l’AG, dans les conditions du deuxième alinéa de l’article 17-1A de la loi du 10 juillet 1965.

Ceci pose plusieurs problèmes :

1. Le syndic dispose seul du pouvoir de décréter la tenue de l’AG sans présence physique ainsi que sur le mode de votation (par visioconférence et/ou par correspondance), sans que le CS n’ait son mot à dire.
2. Pour le vote par correspondance, l’arrêté du 2 juillet 2020 fixant le modèle de vote par correspondance aux assemblées générales a été promulgué.
3. Les dispositions à prendre pour la tenue de l’AG en visioconférence appartiennent au seul syndic, lequel peut choisir une société extérieure. Mais en ce cas, et si des résolutions antérieures en ont disposés ainsi, le CS devra donner son accord si le montant est supérieur au seuil préalablement fixé en AG ou avoir une mise en concurrence obligatoirement, si le montant est supérieur au seuil préalablement fixé en AG.

Néanmoins, il faudra faire extrêmement attention à ce que le syndic ne décide seul.

Lorsque le syndic décide d'appliquer les dispositions prévues ci-dessus et que l'assemblée générale des copropriétaires a déjà été convoquée, il doit en informer les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information.

Ceci implique :

1. Qu’il n’est pas nécessaire pour le syndic de refaire une nouvelle convocation, seule une information est nécessaire, mais il doit aussi y joindre le formulaire de vote par correspondance.
2. Que l’information diffusée doit pouvoir prouver qu’elle a été distribuée formellement au moins 15 jours avant la tenue de l’AG, et surtout qu’elle a bien été reçue par le copropriétaire.

 

L’article 22-3 aménage les règles de convocation et de tenue des assemblées générales lorsqu’il est fait application du dispositif prévu à l’article 22-2 (AG sans présence physique).

Cet article permet :

1. de déroger aux règles applicables sans qu’un lieu ne soit, ni défini ni indiqué, sur la convocation.
2. d’indiquer les précisions qui doivent être notées sur la convocation sous peine de nullité indiquant que le vote se fera :

1. par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance.
2. par correspondance uniquement

3. de certifier la feuille de présence et de signer le procès-verbal dans le délai de maximum de 8 jours après la tenue de l’AG
4. en cas de vote uniquement par correspondance c’est le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, qui assure les missions qui incombent au président de séance puisque ce dernier ne peut être désigné en séance car celle-ci n’existe pas.

 

L’article 22-4, applicable jusqu'au 30 septembre 2021, permet d’augmenter jusqu’à 15 % au lieu de 10 % le nombre de voix dont peut disposer le mandataire qui reçoit plus de trois délégations de vote de copropriétaires.

Pour rappel, une personne votant par voie électronique peut aussi posséder des pouvoirs. Mais se pose la question de la validation de ces pouvoirs par les membres du bureau…

 

L’article 22-5, applicable jusqu'au 30 septembre 2021, permet le recours à la visioconférence sans qu’il soit nécessaire que l’assemblée générale ait décidé au préalable des modalités de sa mise en œuvre, et pour les années futures jusqu’à ce que l’assemblée générale se prononce sur son utilisation.

Ceci est toujours autant révoltant car :

1. cet article est un camouflet au syndicat des copropriétaires et à ses représentants du conseil syndical puisque seul le syndic décide de la solution choisie (et donc du coût qui pourrait être prohibitif et qui en l’occurrence sera supporté par les copropriétaires.

Ceci laisse la place à de véritables connivences entre les syndics et les sociétés proposant ces solutions.

2. cette solution pourra perdurer après l’année en cours pour les années futures, tant que l’AG n’en décidera autrement.

 

Nos conseils :

On peut espérer que c'est la dernière fois que l'on modifie la date où les syndics font leur loi en convoquant de manière unilatérale les AG par correspondance ou encore définissent en lieu et place de l'assemblée générale les dispositions pour un vote par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant l'identification du copropriétaire

Tous ces textes permettent de tenir dans des délais pas trop lointains les assemblées générales en envisageant toutes les solutions possibles :

• avec présence physique (essentiellement pour les petites copropriétés (moins de 10 lots) et en syndic non professionnel ou coopératif).

Ainsi, pour les petites copropriétés, vous pourrez, très bientôt, tenir vos AG physiquement.

• en visioconférence : le Conseil Syndical devra rechercher rapidement les solutions techniques et les sociétés qui permettent de répondre aux besoins de la copropriété et le « vendre » au syndic avant que celui-ci n’impose sa solution. (Attention aux grands groupes qui ne manqueront pas de le faire)
• par correspondance : le travail du Conseil Syndical sera très important en ce cas pour faire passer ses idées en travaillant l’information auprès des copropriétaires (téléphone, mails, tracts, etc.) puisque il n’y aura aucun débat en séance celle-ci n’existant pas.
• Mixte (visioconférence et correspondance) : le Conseil Syndical devra conjuguer les deux conseils.

En tout état de cause, plutôt que de laisser le syndic seul juge de ce qu’il convient de faire, prenez contact avec lui pour discuter de la meilleure option pour votre copropriété et des conditions à mettre en place.

Préparez votre assemblée générale en demandant au syndic le maximum d’informations en utilisant l’extranet mis à votre disposition. Profitez-en pour lui demander comment il répond au décret 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété, accessibles sur un espace sécurisé en ligne dont son application est décrétée depuis le 1^er juillet 2020.

Dans le cas du choix de la visioconférence par le syndic, faites inscrire à l’ordre du jour la résolution de ne procéder à cette visioconférence que pour cette année, pour les années futures, le vote de l’assemblée générale sera requis pour déterminer la solution à mettre en œuvre pour la copropriété.

Dans le cas où la convocation a déjà été envoyée, l’ordre du jour et les résolutions étant définies, l'introduction de cette résolution n’est plus possible. Il convient donc, si la solution proposée par le syndic n’est pas acceptable pour le Conseil Syndical, de s’y préparer pour l’année suivante en effectuant les recherches de solutions et en les mettant à l’Ordre du Jour de la prochaine Assemblée Générale.

Si vous n’avez pas nommé de Président de conseil syndical faites-le avant l’envoi des convocations, compte tenu des dispositions prises en particulier par l’article 22-3.

Avancez, dès que possible, les rendez-vous préalables aux Assemblée Générales tant avec les membres du conseil syndical pour préparer l'ordre du jour et ses résolutions; qu’avec le syndic (notamment pour les documents comptables comme les factures, le grand livre ou le relevé général des dépenses et définir avec lui l’ordre du jour ainsi que les résolutions).

Si vous éprouvez des difficultés, l’ARC Sud Ouest et ses personnels restent à votre disposition pour vous apporter notre soutien tant par nos conseils que par nos services. 

 

Les textes officiels : 

Titre II : DISPOSITIONS EN MATIÈRE DE COPROPRIÉTÉ (Articles 22 à 22-5)

 

• Article 22  Modifié par Ordonnance n°2020-1400 du 19 novembre 2020 - art. 8

I. - Par dérogation aux dispositions de l'article 1102 et du deuxième alinéa de l'article 1214 du code civil et de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le contrat de syndic qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020 inclus est renouvelé dans les mêmes termes jusqu'à la prise d'effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d'effet intervient au plus tard le 31 janvier 2021.

La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement dans les conditions définies à l'alinéa précédent.

Les dispositions des précédents alinéas ne sont pas applicables lorsque l'assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant la publication de la présente ordonnance, un syndic dont le contrat prend effet à compter du 12 mars 2020.

II. - Par dérogation aux mêmes dispositions, le contrat de syndic qui expire ou a expiré entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus est renouvelé dans les mêmes termes jusqu'à la prise d'effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d'effet intervient au plus tard le 31 janvier 2021.



Les dispositions du précédent alinéa ne sont pas applicables lorsque l'assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant la publication de l'ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l'ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux copropriétés, un syndic dont le contrat prend effet à compter du 29 octobre 2020.



La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement dans les conditions définies aux alinéas précédents.

• Article 22-1  Modifié par Ordonnance n°2020-1400 du 19 novembre 2020 - art. 8

I. - Par dérogation aux dispositions de l'article 21 et du c de l'article 25 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le mandat confié par décision de l'assemblée générale aux membres du conseil syndical, qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020 inclus, est renouvelé jusqu'à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale intervient au plus tard le 31 janvier 2021.

Les dispositions du précédent alinéa ne sont pas applicables lorsque l'assemblée générale des copropriétaires a désigné les membres du conseil syndical avant la publication de la présente ordonnance.

II. - Par dérogation aux mêmes dispositions, le mandat confié par décision de l'assemblée générale aux membres du conseil syndical, qui expire ou a expiré entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus, est renouvelé jusqu'à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale intervient au plus tard le 31 janvier 2021.



Les dispositions du précédent alinéa ne sont pas applicables lorsque l'assemblée générale des copropriétaires a désigné les membres du conseil syndical avant la publication de l'ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l'ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux copropriétés.

• Article 22-2  Modifié par LOI n°2021-689 du 31 mai 2021 - art. 8 (V)

I.-Par dérogation aux dispositions du premier alinéa de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, et jusqu'au 30 septembre 2021, le syndic peut prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l'assemblée générale par présence physique.



Dans ce cas, les copropriétaires participent à l'assemblée générale par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. Ils peuvent également voter par correspondance, avant la tenue de l'assemblée générale, dans les conditions édictées au deuxième alinéa de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 susvisée.



Par dérogation aux dispositions de l'article 17 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises au seul moyen du vote par correspondance.



II. ‒ Lorsque le syndic décide de faire application des dispositions prévues au I et que l'assemblée générale des copropriétaires a déjà été convoquée, il en informe les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information.

Par dérogation aux dispositions de l'alinéa précédent, pour les assemblées générales convoquées à une date comprise entre le 29 octobre 2020 et le 4 décembre 2020, le syndic peut, à tout moment, informer les copropriétaires, par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information, que les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises au seul moyen du vote par correspondance. Dans ce cas, le courrier d'information fixe un nouveau délai de réception par le syndic des formulaires de vote par correspondance, qui ne peut être inférieur à quinze jours à compter de la réception de ce courrier. Un exemplaire du formulaire de vote par correspondance est joint au courrier d'information. Les décisions du syndicat de copropriétaires sont prises au plus tard le 31 janvier 2021.

• Article 22-3  Créé par Ordonnance n°2020-595 du 20 mai 2020 - art. 13

Lorsqu'il est fait application de l'article 22-2, il est dérogé aux dispositions des articles 9, 14, 15 et 17 du décret du 17 mars 1967 susvisé dans les conditions suivantes :
1° L'assemblée générale des copropriétaires est convoquée sans qu'un lieu de réunion soit déterminé, ni indiqué dans la convocation ;
2° La convocation précise que les copropriétaires ne peuvent participer à l'assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance. Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible, la convocation précise que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance ;
3° Le président de séance certifie exacte la feuille de présence et signe, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la tenue de l'assemblée générale ;
4° Lorsque les décisions sont prises au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assure les missions qui incombent au président de séance en application des dispositions du décret du 17 mars 1967 susvisé.

• Article 22-4  Modifié par LOI n°2021-689 du 31 mai 2021 - art. 8 (V)

Par dérogation aux dispositions du troisième alinéa du I de l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, et jusqu'au 30 septembre 2021, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires

• Article 22-5  Modifié par LOI n°2021-689 du 31 mai 2021 - art. 8 (V)

Par dérogation aux dispositions de l'article 13-1 du décret du 17 mars 1967 susvisé, et jusqu'au 30 septembre 2021, le syndic peut décider des moyens et supports techniques permettant à l'ensemble des copropriétaires de participer à l'assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations. Ces moyens et supports techniques sont utilisés jusqu'à ce que l'assemblée générale se prononce sur leur utilisation.